Zásady zpracování osobních údajů

Portimo, o.p.s., se sídlem Drobného 301, 592 31 Nové Město na Moravě provádí zpracování osobních údajů fyzických osob při výkonu své činnosti.

Ochrana soukromí a osobních údajů

Jednáme profesionálně, respektujeme jedinečnost každého vztahu a dbáme o to, aby byl založen na transparentních a věcných informacích a na vzájemné důvěře, která je základní podmínkou pro naše sociální služby a programy. Proto chráníme osobní údaje, které jsou nám svěřeny.

Jsme připraveni poskytovat srozumitelné a přehledné informace o tom, které osobní údaje shromažďujeme a jak s nimi pracujeme, proč a jak tyto údaje využíváme a jak je chráníme před zneužitím.

Osobní údaje shromažďujeme a zpracováváme v souladu se zákonem 110/2019 o zpracování osobních údajů a s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů (dále jen „GDPR“).

Jaké vaše údaje potřebujeme pro poskytování služeb?

• identifikační údaje: jméno, příjmení

• kontaktní údaje: adresa trvalého či přechodného bydliště, doručovací nebo jiná kontaktní adresa, e-mailová adresa, telefon

• bankovní údaje: číslo účtu, kód banky, v případě darování online platební kartou, pak číslo kreditní nebo debetní karty

• další údaje, které vyplývají z plnění smlouvy a jsou nezbytné pro poskytování služeb

• některé služby nabízíme jako anonymní, zde žádné osobní údaje neshromažďujeme

• Specifickou úpravou se řídí proces oddlužení, kde pracujeme s údaji podle Zákona č. 182/2006 Sb. úpadku a způsobech jeho řešení (insolvenční zákon)

Jak osobní údaje získáváme?

Osobní údaje nejčastěji získáme, pokud:

• nás kontaktujete jako zájemce o sociální službu, o zaměstnání, o informace, o účast na naší akci;

• nás oslovíte jako někdo, kdo nabízí svou pomoc a podporu, např. jako dobrovolník, dárce, sponzor;

• nám napíšete dopis či zprávu (písemně nebo elektronicky);

• zareagujete aktivně na naše příspěvky na webu nebo sociálních sítích;

• nám sami předáte své kontaktní informace např. při akcích pro veřejnost, které pořádáme.

Portimo provozuje internetovou prezentaci na své doméně www.portimo.cz (dále jen „web“). Tento web může obsahovat aktivní odkazy na další internetové stránky nebo sociální sítě (Facebook, Twitter, Instagram, Youtube apod.), které nejsou součástí webu Portimo.

Nepoužíváme žádné cookies, které by obsahovaly informace o identitě návštěvníků. Cookies využíváme pouze příležitostně k dočasnému uchování IP adres počítačů, které potřebujeme k zobrazení relevantních informací na našem webu. Portimo neshromažďuje prostřednictvím funkčních cookies žádné osobní údaje.

Účely zpracování osobních údajů

Vaše osobní údaje zpracováváme, abychom mohli naplňovat naše poslání a veřejný závazek, tedy poskytovat kvalitní sociální služby a programy klientům. Osobní údaje shromažďujeme také proto, abychom mohli o naší činnosti informovat potenciální klienty i veřejnost, rozvíjet dobrovolnictví, dárcovství a sponzoring, pečovat o vztahy s našimi příznivci, propagovat naši činnost, dostát svým smluvním závazkům, plnit povinnosti vyplývající ze zákona.

• abychom Vám mohli poskytnout služby, o které nás žádáte, informovat Vás o nich i o našich dalších činnostech
• abychom mohli dostát smluvním závazkům
• abychom mohli plnit povinnosti vyplývající ze zákona
• abychom mohli zpracovat Vaše dary a platby
• pro propagaci našich benefičních akcí a jiných aktivit zaměřených na získávání finančních prostředků
• abyste se mohli registrovat na naše aktivity
• záznamy o IP adresách používáme za účelem monitorování využití a návštěvnosti našich webových stránek a k jejich optimalizaci
• za účelem analýzy kvality našich služeb
• za účelem statistik a průběžného vyhodnocování našich činností

Pravidla pro naši práci s osobními údaji

• osobní údaje pokládáme za diskrétní informace a bezpečně je ukládáme
• osobní údaje neposkytujeme třetím osobám, pokud se na tom s vámi nedohodneme nebo pokud nám to neukládá zákon, výjimku tvoří naši partneři a dodavatelé, kteří konkrétní osobní údaje potřebují pro to, aby s námi mohli spolupracovat (např. naši zaměstnanci i dobrovolníci se řídí směrnicí o ochraně osobních údajů a jsou vázáni mlčenlivostí)
• k osobním údajům mají přístup jen ti zaměstnanci a dobrovolníci, kteří je potřebují pro svou práci nebo provádějí interní kontrolu (uvnitř organizace tedy např. nesdílíme informace o klientech jedné služby s jinými službami, údaje o dárcích a příznivcích jsou dostupné pouze pracovníkům fundraisingu – PR – administrativy apod.)
• Pokud pořizujeme a uveřejňujeme fotografie nebo audiovizuální záznamy, vždy žádáme osoby, které jsou zde zachycené, o souhlas (u osob mladších 16 let vyžadujeme souhlas zákonného zástupce). Jedná se o záznamy z našich aktivit pro veřejnost, které uvádíme na webu, sociálních sítích a propagačních materiálech za účelem propagace a publicity.
• jména, emailové pracovní adresy a fotografie zaměstnanců, umístěné na webu Portimo v sekcích „pracovní týmy“, jsou uveřejněny v režimu „oprávněného zájmu“ organizace
• pokud rozesíláme informace a pozvánky na akce, informujeme na nich vždy o tom, že akce bude dokumentována (fotografie, audiozáznam, videozáznam) za účelem publicity a propagace
• pokud si někdo nepřeje dostávat od nás informace či pozvánky, může nám to dát vědět, a jeho přání respektujeme

Jak dlouho Vaše údaje uchováváme a jakou formou?

Osobní údaje uchováváme jen po dobu nezbytnou pro naplnění stanoveného účelu. Pro poskytování našich sociálních služeb a programů Portimo, o.p.s. zpracováváme Vaše osobní údaje po dobu trvání Vaší smlouvy, po ukončení smluvního vztahu po dobu nezbytně nutnou a vyžadovanou právními předpisy

Osobní údaje uchováváme jako písemnosti (např. smlouvy o poskytování služeb, účetní doklady aj.) nebo v elektronické podobě. Písemnosti jsou uloženy v uzamčených prostorách (místnostech, skříních apod.), přístup k nim mají jen povolané osoby. Elektronické dokumenty jsou uloženy v počítačových složkách a databázích, jsou chráněny systémem přístupových údajů a antivirovým programem, jsou pravidelně zálohovány.

Jaké máte osobní práva?

Každý „subjekt údajů“, tedy ten, jehož osobní data Portimo uchovává, má v té souvislosti svá práva:

• Právo na přístup (právo na kopii dat, právo na informaci, jak jsou data využívána).
• Právo na opravu(možnost požádat o aktualizaci či změnu informací).
• Právo na přenositelnost údajů (právo požádat o poskytnutí osobních údajů ve strojově čitelném formátu, právo požádat o předání údajů třetí osobě).
• Právo na výmaz (právo požádat o smazání údajů, např. pokud již nejsou nutné pro původní účel, pokud to není v rozporu např. se zákonnou povinností).
• Právo na omezení zpracování (právo požádat, abychom přestali osobní údaje využívat).
• Právo vznést námitku (právo vznést námitku proti zpracování, např. požádat o ukončení zasílání informací a pozvánek).

Jak svá práva můžete uplatnit?

Chcete-li uplatnit svá práva ve vztahu ke zpracování osobních údajů, obraťte se na nás osobně anebo písemně (Portimo, o.p.s., Drobného 301, 592 31 Nové Město na Moravě). Pro ověření můžeme požadovat Váš průkaz totožnosti nebo úředně ověřený podpis. Na požadavek budeme reagovat co nejdříve, nejpozději však 30 dnů.

Pokud nebudete spokojeni s naší odpovědí nebo se domníváte, že Vaše údaje zpracováváme nekorektně či nezákonně, můžete podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů. Další informace o Úřadu pro ochranu osobních údajů a jeho postupech pro podávání stížností naleznete na jeho webových stránkách

Změny zásad pro ochranu osobních údajů

Vyhrazujeme si právo tyto zásady kdykoliv v budoucnu změnit, pokud to bude potřebné z důvodů zlepšování našich služeb, zvyšování ochrany vašich osobních údajů nebo splnění zákonných a jiných povinností.

Tyto zásady byly naposledy aktualizovány 1. 12. 2023.